Es un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.

De acuerdo con la Ley 1150 de 2007 todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal.

• Ley 80 de 1993
• Ley 789 de 2002
• Ley 1150 de 2007
• Decreto 19 de 2012
• Decreto 1082 de 2015
• Circular externa 02 de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio

En el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 se establece el período en el cual los proponentes deberán presentar su renovación (renuevan siempre y cuando tenga su inscripción vigente); esto es, a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario, cesan los efectos del RUP. Es necesario recordar que la consecuencia de la cesación de efectos será la no expedición del certificado RUP.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 10 de enero de 2012, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación. En la Cámara de Comercio de Montería los días sábados no se cuentan como hábiles para el conteo de ningún término.

Las cámaras de comercio tienen la función de verificación documental, como un tercero imparcial. Su papel radica en recibir y verificar documentalmente la información de todos los proponentes. Lo certificado es plena prueba para las licitaciones con el Estado y, salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.

Los proponentes podrán actualizar en cualquier momento la información relativa a su experiencia y capacidad jurídica reportada al Registro Único de Proponentes, para lo cual deberán presentar el formulario debidamente diligenciado y los documentos soportes respectivos, previo pago de los derechos de inscripción del documento.

Los estados financieros básicos (Ley 1314 de 2009, Decreto 2420 de 2015) deben contener:

• Estado de situación financiera
• Estado de resultados
• Estado de cambios en el patrimonio
• Estado de flujos de efectivo
Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión y utilidad.
Se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo las microempresas.
De acuerdo con los marcos técnicos normativos para la preparación y presentación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), es necesario que en las notas a los estados financieros indique el marco técnico empleado para su preparación o el Grupo en el que se encuentra clasificado para su presentación.
Tenga en cuenta. La información financiera incluida en el formulario RUES debe ser igual a la indicada en los estados financieros que aporta y coherente con la reportada en el Registro Mercantil o ESALES, si es proponente matriculado o inscrito en estos registros.

Las personas naturales que no están obligadas a llevar contabilidad (Ejercicio de profesiones liberales, asalariados, no comerciantes, entre otras) soportarán su capacidad financiera y organizacional mediante una certificación suscrita por el contador y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen los indicadores.
Ahora, si la persona natural no obligada a llevar contabilidad, opta por presentar estados financieros, estos deben ser elaborados y presentados bajo los estándares internacionales de las NIIF de acuerdo al grupo en el que se clasifique, según lo establecido en la Ley 1314 de 2009 y Decreto 2420 de 2015.

No existe límite en el número de contratos a reportar. Sin embargo, solo pueden ser reportados los contratos que hayan sido ejecutados.

Se acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente, o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, en este último caso es necesario aportar el documento que acredite la existencia y sus integrantes. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

1. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:
a. Que el contrato se encuentra ejecutado. b. Identificación de las partes. c. Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación. d. Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia. e. Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios. f. Fecha de terminación del contrato.
Si en la certificación no se indican los códigos UNSPSC que identifican el objeto del contrato, debe presentar una declaración suscrita por el proponente, en donde señale dichos códigos.

2. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el representante legal del proponente o el proponente persona natural, donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican.
Las personas jurídicas, con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes.

3. Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.

4. Órdenes de compra, ordenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.